MEMO

ROFIFAH PRATIWI
26212666
3EB12


MEMO

Apa itu memo?

Sebuah memo atau memorandum adalah :
- hard-copy (dikirim pada kertas) dokumen
- digunakan untuk berkomunikasi dalam sebuah organisasi
- biasanya singkat
- mengandung untuk,dari,tanggal, judul subjek dan bagian pesan.
- Tidak perlu ditandatangani, tapi terkadang memiliki nama pengirim di
bagian bawah untuk terkesan lebih akrab, atau nama lengkap pengirim
untuk lebih formal. Jika ragu, ikuti gaya perusahaan Anda.

Mengapa menulis memo?
Memo digunakan dalam situasi di mana e-mail atau pesan teks yang tidak
cocok. Misalnya, jika Anda mengirim suatu objek, seperti buku atau
kertas yang perlu ditandatangani, melalui surat internal kantor, Anda
dapat menggunakan memo sebagai catatan penutup untuk menjelaskan apa
yang penerima harus lakukan.

Bagaimana menulis memo?
Memo harus memiliki bagian dan isi sebagai berikut:
1. 'Untuk' bagian yang berisi nama penerima. Untuk memo resmi, diberi
nama penerima; misalnya 'Untuk: Andy' cukup. Untuk lebih memo formal,
gunakan nama lengkap penerima. Jika penerima adalah di departemen
lain, gunakan nama lengkap dan nama departemen. Hal ini biasanya tidak
diperlukan untuk menggunakan Bapak, Ibu, Nona atau Nyonya kecuali memo
sangat formal.

2. 'Dari' bagian yang berisi nama pengirim. Untuk memo resmi, pengirim
nama lain; misalnya 'Dari: Bill' cukup. Untuk memo yang lebih formal,
gunakan nama lengkap pengirim. Jika penerima adalah di departemen
lain, gunakan nama lengkap dan nama departemen. Hal ini biasanya tidak
diperlukan untuk menggunakan Bapak, Ibu, Nona atau Nyonya kecuali memo
sangat formal.

3. 'Tanggal' bagian. Untuk menghindari kebingungan antara sistem
tanggal Inggris dan Amerika, menulis bulan sebagai kata atau
singkatan; misalnya 'Januari' atau 'Jan'.

4. Judul Subjek

5. Pesan.
Kecuali memo adalah catatan singkat, pesan memo terorganisir harus
berisi bagian berikut:
a. Situasi - Pengantar atau tujuan memo
b. Masalah (opsional) - misalnya: "Sejak pindah ke kantor baru di
Kowloon Bay, staf memiliki kesulitan dalam mencari tempat terdekat
untuk membeli makan siang."
c. Solusi (opsional) - misalnya: ". Menyediakan oven microwave di
dapur akan memungkinkan staf untuk membawa kotak makan siang mereka
sendiri dan panaskan makanan mereka"
d. Aksi - ini mungkin sama dengan solusi, atau menjadi bagian dari
solusi yang penerima harus melaksanakan; misalnya "Kami akan sangat
menghargai jika Anda bisa mengesahkan hingga $ 3.000"
e. Kesopanan - untuk menghindari penerima menolak mengambil tindakan
yang Anda inginkan, penting untuk mengakhiri dengan ekspresi sopan;
misalnya "Sekali lagi, terima kasih atas dukungan Anda.", Atau lebih
informal "Terima kasih".

6. Tanda tangan
ini adalah opsional.